Il Comune che funziona bene — Marco Costanzo · sezione 33 di 46 · Parte sesta — IL PROTOCOLLO DELL’AMMINISTRATORE APPO
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«Non basta essere operosi: lo sono anche le formiche. In che cosa sei operoso?»
— Henry David Thoreau, lettera a H. G. O. Blake, Concord, 16 novembre 1857
Che cosa imparerai
In questo capitolo riceverai il Protocollo dell’amministratore APPO: il ritmo che tiene insieme il giorno, la settimana, il mese, l’anno e i cinque anni del mandato, chiedendo pochissimo tempo e proteggendo l’importante dall’urgente. Conoscerai la Bussola APPO per ogni delibera e capirai perché, come per il metodo personale, il carico non deve crescere mai.
Un metodo che non cresce
Il metodo ha un principio che vale anche qui: un metodo che chiede sempre di più muore soffocato. I sistemi di gestione che, più ci si entra dentro, più chiedono riunioni, moduli e revisioni, vengono abbandonati proprio quando dovrebbero diventare naturali.
Un sindaco di un piccolo comune ha un lavoro, una famiglia, e un’indennità che raramente ripaga il tempo. Il protocollo che segue è tarato sulla sua settimana peggiore, non sulla migliore.
Ogni giorno: una riga, un minuto
Al mattino, prima di aprire il telefono del comune: qual è la cosa più importante per il paese che voglio vedere avanzare oggi? Una riga. Importante, non urgente.
Alla sera: che cosa, oggi, ha rallentato il lavoro per il paese? Una riga. E un numero da 1 a 10 sulla qualità della giornata amministrativa, sul modello del QuDiVi (capitolo 0): quanto è stata scelta, quanto subita. Le regole sono le stesse: il numero si scrive prima delle parole, giudica la giornata e non la persona, non si corregge dopo e non si insegue.
Sono le due righe del capitolo 0, rivolte al ruolo pubblico. Dopo qualche settimana, rileggendo, emergono gli schemi: le interruzioni sempre dallo stesso fronte, il giorno della settimana che si perde sempre, la pratica che torna ogni mese.
Ogni settimana: la mezz’ora degli obiettivi
Una volta a settimana, in apertura della giunta, mezz’ora fissa, prima di ogni altra cosa, dedicata ai progetti del mandato. Non alle emergenze, non alle pratiche: ai quattro o cinque progetti scelti.
Per ciascun progetto, il responsabile risponde a tre domande in due minuti:
Che cosa è avanzato questa settimana?
Che cosa lo sta frenando?
Qual è il prossimo passo, chi lo fa, entro quando?
È la mezz’ora che pianta ogni settimana la bandierina sull’importante. Senza di essa, l’urgente si prende tutto.
Ogni mese: il cruscotto
Una volta al mese, un’ora. La giunta guarda il cruscotto degli indicatori, aggiornato dagli uffici o da un volontario, e si fa le tre domande del momento mensile del metodo:
Quale aspirazione è rimasta al centro del nostro lavoro questo mese?
Quale problema si è ripresentato nonostante i nostri tentativi?
Quale opportunità è comparsa senza che l’avessimo pianificata?
E aggiunge le due domande sugli imprevisti: che cosa ci è arrivato addosso, e come potevamo essere meno fragili? e quali porte stiamo tenendo socchiuse?
Ogni anno: la verifica del programma
Una volta l’anno, in coincidenza con il rendiconto o con l’aggiornamento del DUP:
Si rilegge il programma, promessa per promessa, e si aggiorna il registro degli impegni.
Si confrontano gli indicatori con l’anno precedente e con i comuni simili.
Si rifà il pre-mortem sui progetti in ritardo.
Si rende conto in piazza (capitolo 26).
Si corregge: un progetto che non funziona si cambia, uno inutile si chiude, uno nuovo entra solo se ne esce un altro.
Ogni cinque anni: la relazione onesta
Alla fine del mandato la relazione prevista dalla legge si accompagna a un documento più semplice, scritto per i cittadini: che cosa avevamo promesso, che cosa abbiamo fatto, che cosa è cambiato negli indicatori, che cosa abbiamo sbagliato, che cosa lasciamo a chi verrà.
Il conto del tempo
Facciamo la somma.
Un minuto al giorno per le righe. Mezz’ora a settimana in giunta. Un’ora al mese per il cruscotto. Una giornata l’anno per la verifica.
Per un sindaco sono poco più di tre ore al mese, sottratte quasi tutte a riunioni che si sarebbero fatte comunque. E il protocollo non cresce: al quinto anno chiede esattamente quello che chiede al primo.
Il ritmo APPO e il calendario del comune
Il protocollo funziona meglio se si appoggia alle scadenze che il comune ha comunque. Ecco come si incastrano. [Le date sono quelle ordinarie previste dal TUEL e dai principi contabili; vengono spesso prorogate: verificare ogni anno.]
| Scadenza del comune | Data ordinaria | Che cosa fa la giunta APPO |
|---|---|---|
| Rendiconto dell’anno precedente | 30 aprile | Verifica annuale del programma: indicatori, registro degli impegni, pre-mortem dei progetti in ritardo |
| Documento unico di programmazione (DUP) | 31 luglio | Aggiorna obiettivi e indicatori del mandato; inserisce i progetti del cassetto pronti |
| Salvaguardia degli equilibri e assestamento | 31 luglio | Corregge: un progetto che non funziona si cambia, uno inutile si chiude |
| Nota di aggiornamento al DUP | 15 novembre | Allinea i progetti alle risorse reali dell’anno successivo |
| Bilancio di previsione | 31 dicembre | Mette nel bilancio le cifre degli obiettivi: bilancio partecipativo, cassetto dei progetti, manutenzioni |
| Rendicontazione pubblica in piazza | un mese fisso (es. marzo) | Presenta cruscotto e bilancio in una pagina; risponde alle domande |
Il primo giorno in municipio
Il passaggio più delicato del mandato è l’arrivo. Il primo consiglio comunale va convocato entro dieci giorni dalla proclamazione degli eletti e tenuto entro dieci giorni dalla convocazione (art. 40 TUEL); in quella seduta il sindaco giura e comunica la composizione della giunta. Ma prima ancora del consiglio ci sono le persone.
Il segretario comunale. È il primo incontro, e il più importante. Gli si chiede: quali pratiche sono aperte e in scadenza, quali contenziosi, quali bandi in corso, quali obblighi nei prossimi sessanta giorni.
I dipendenti. Un incontro con tutti, nella prima settimana, per presentarsi e soprattutto ascoltare: che cosa vi fa perdere tempo? Che cosa vi serve? In un piccolo comune gli uffici sono poche persone, spesso sovraccariche. Il rispetto del confine tra indirizzo politico e gestione (capitolo 13) comincia da qui.
I conti. Il responsabile del servizio finanziario e il revisore: la situazione reale, che confluirà nella relazione di inizio mandato.
Le cose lasciate a metà. Un’opera avviata dall’amministrazione precedente non si ferma per principio. Si valuta con la matrice del capitolo 11, come qualunque altro progetto.
La Bussola APPO per ogni delibera
Accanto al ritmo, il protocollo consegna uno strumento da usare ogni volta che la giunta o il consiglio devono prendere una decisione importante. Nasce dalla Bussola APPO del Mattino (capitolo 0) — quattro domande, una per lettera — trasformata in uno strumento per le delibere e completata con i quattro test etici del capitolo 4. Si stampa su un cartoncino e si tiene sul tavolo della giunta.
Aspirazione. Questa decisione ci avvicina al paese che abbiamo promesso, o ci porta altrove?
Problema. Quale problema risolve, ed è quello vero o quello di comodo? Su quale prova si basa?
Progetto. Qual è il passo concreto, chi lo fa, entro quando, quanto costa nel tempo?
Opportunità. Che cosa apre, per il comune e per chi è coinvolto?
E i quattro test:
Quadrato: in quale casella di Cipolla finisce?
Velo: la sceglierei se non sapessi chi sono, tra le persone coinvolte?
Generazioni: chi pagherà tra dieci, vent’anni?
Trasparenza: sarei a mio agio se fosse sulla bacheca della piazza domattina?
Otto domande, cinque minuti. Mezzo secondo in più tra l’impulso e la firma.
Quando il protocollo salta
Salterà. Una campagna elettorale, un’alluvione, un’estate di emergenze. Ti accorgerai un giorno che la mezz’ora del lunedì non si fa da due mesi.
Valgono, adattate al lavoro di una giunta, le tre regole di rientro dei libri del metodo («non recuperare niente», «riparti oggi, non lunedì», «non chiederti subito perché hai smesso»). Non recuperare niente: le settimane saltate sono perse, e va bene. Riparti questa settimana, non dal prossimo mese. Non cercare subito il colpevole: alla causa penserete quando avrete di nuovo qualcosa da rileggere.
Il protocollo non si rompe quando si interrompe. Si rompe solo se si smette di tornarci.
Scheda riepilogativa — Capitolo 28
I concetti chiave
Il Protocollo dell’amministratore APPO non cresce mai e chiede poco più di tre ore al mese. Ogni giorno: una riga al mattino sull’importante, una alla sera su ciò che ha rallentato, un voto alla giornata. Ogni settimana: mezz’ora di giunta sui progetti del mandato, con tre domande per progetto. Ogni mese: il cruscotto e le domande APPO. Ogni anno: verifica del programma, pre-mortem, rendicontazione in piazza, correzioni. Ogni cinque anni: la relazione onesta. La Bussola APPO per ogni delibera unisce le quattro domande del metodo ai quattro test etici. Quando il protocollo salta, si riparte senza recuperare e senza colpevoli.
Le tue domande di verifica
1. Quanto tempo dedica oggi la giunta del tuo comune ai progetti del mandato, rispetto alle emergenze?
2. Quale livello del protocollo ti sembra più difficile da mantenere? Perché?
3. Applica la Bussola APPO all’ultima delibera importante del tuo comune. Quale domanda la mette più in difficoltà?
Esercizio per chi amministra
Stampa la Bussola APPO su un cartoncino e usala per un mese su ogni decisione importante, tua o del tuo gruppo. Per lo stesso mese, scrivi le due righe quotidiane. Alla fine del mese rileggi tutto e scrivi in cinque righe che cosa è cambiato nel modo in cui decidi.
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